Ảnh minh họa. Nguồn: Internet
Một số rào cản và các kỹ năng cần trang bị
Dù nhận thức được giá trị và tiềm năng của những công cụ truyền thông
xã hội như: hợp tác từ xa cho các dự án xuyên chức năng, blog nội bộ,
diễn đàn và các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, YouTube, đặc
biệt là những chiến dịch truyền thông theo kiểu "lây lan vi-rút" hay
đồng phát triển sản phẩm bằng quy trình sáng tạo mở, nhưng có mạnh dạn
áp dụng những công cụ này hay không vẫn là một câu hỏi khó đối với các
nhà lãnh đạo.
Một trong những lo ngại lớn nhất chính là thông tin mật của nội bộ có
thể rò rỉ và lan truyền với tốc độ chóng mặt, có khả năng đánh sập cả
công ty.
Bên cạnh đó, đặc tính "khuyến khích hợp tác theo chiều ngang" của các
công cụ truyền thông xã hội, vốn dĩ có khả năng xóa nhòa khoảng cách
giữa các cấp bậc trong tổ chức, chưa thực sự phù hợp với cấu trúc quản
trị và tổ chức hiện tại vốn chú trọng các quy trình và quá trình kiểm
soát tuyến tính. Mặc dù vậy, trong thời đại truyền thông xã hội đang là
xu thế thì thay vì né tránh, các nhà lãnh đạo có thể tự trang bị:
Các kỹ năng ở cấp độ cá nhân:
1. Sản xuất: Tạo ra những nội dung hấp dẫn,
mang bản sắc, thương hiệu riêng của người lãnh đạo, đặc biệt là kỹ năng
sản xuất ra các video chất lượng cao (để phục vụ cho hoạt động quảng bá
theo kiểu "lây lan vi-rút").
2. Phân phối: Thấu hiểu những động lực và
cơ chế lan truyền thông điệp giữa các nền tảng truyền thông để xây dựng
và duy trì lượng khán giả ổn định.
3. Nhận và xử lý thông tin: Trả lời, phản
hồi và liên kết có chọn lọc để người ta dễ nhớ về mình. Lọc thông tin
một cách thông minh để vừa tránh tình trạng quá tải, vừa khiến những tín
hiệu nhiễu hoạt động theo ý đồ mình định trước.
Các kỹ năng ở cấp độ tổ chức:
4. Cố vấn: Xây dựng môi trường tương tác 360 độ, khuyến khích nhân viên sử dụng bằng việc tự mình trở thành một hình mẫu chuẩn mực.
5. Xây dựng: Xây dựng cơ sở hạ tầng thân
thiện với các nền tảng truyền thông xã hội cho tổ chức. Cân bằng tính
thẩm quyền của hệ thống cấp bậc theo chiều dọc và tính cộng tác theo
chiều ngang.
6. Phân tích: Đi trước những thay đổi công
nghệ. Theo dõi các động lực của ngành truyền thông xã hội và thấu hiểu
những tác động hành vi, văn hóa.
Bài học của GE
Là một công ty có truyền thống "tái phát minh" trong suốt 130 năm
qua, có thể nói, ở rất nhiều lĩnh vực kinh doanh, kể cả việc tái phát
minh của chính mình, GE đều để lại dấu ấn. Chả trách, người ta ví GE là
"xưởng sản xuất bí quyết lãnh đạo".
Quyết tâm phát triển truyền thông xã hội của GE được thể hiện rất cụ
thể qua dự án GE Colab do chính nhân viên GE thiết kế cho nhân viên GE
sử dụng, nhằm thúc đẩy quá trình cộng tác và làm việc nhóm trong đội ngũ
nhân viên GE trên toàn cầu.
GE Colab có các chức năng của Facebook, Twitter và các ứng dụng xã
hội khác, cho phép người dùng dễ dàng kết bạn, chia sẻ thông tin, giao
tiếp tức thì, tìm kiếm nâng cao, viết blog, tạo blog dạng video, và
nhiều tính năng tiên tiến khác nữa. Được đưa vào sử dụng năm 2012, đến
nay, nền tảng này đã thu hút hơn 115.000 người sử dụng.
Hiện nay, trang Video Central của GE đã có hàng ngàn video do chính
các nhà lãnh đạo cấp cao của tập đoàn này sản xuất. Nhiều vị đã tích hợp
các video này vào trang cá nhân của mình để tăng tính lan tỏa.
Khi các nền tảng công nghệ hiện tại cho phép sản xuất và chia sẻ
video dễ dàng hơn bao giờ hết thì những kỹ năng sáng tạo, tính nguyên
bản, trí tưởng tượng chính là những yếu tố quan trọng làm nên sự khác
biệt cho các video và do đó, khuyến khích người ta lan tỏa chúng.
Nói về vấn đề này, ông Mark Begor, phụ trách mảng kinh doanh bất động
sản của GE Capital, cho biết: "Trước đây tôi thường ghi hình tại phòng
quay với hai hay ba biên tập viên, những người sẽ chỉnh sửa những điều
tôi muốn nói trước khi ghi hình.
Ngày nay, chính tôi thực hiện toàn bộ các công đoạn nói trên. Hằng
tuần tôi đều đặn sản xuất một video dài từ 5 - 10 phút, chia sẻ những gì
tôi đúc kết được trong tuần về các thương vụ làm ăn thành công cũng như
tình trạng của các thương vụ còn lại. Ngoài ra, tôi cũng nhân cơ hội
này khen thưởng những nhân viên có nhiều đóng góp tích cực".
Theo Begor, việc làm này khiến ông chú trọng nhiều đến kỹ năng truyền
thông của mình, đặc biệt là khả năng kể những câu chuyện nhỏ nhưng có
nhiều hàm nghĩa và liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều cá nhân.
Để lan tỏa hiệu quả những video này, "chủ nghĩa hoàn hảo" trong việc
ghi hình theo cách truyền thống không còn phù hợp, thay vào đó, tính mở,
thô ráp, không bóng bẩy, không hoàn hảo nhưng hấp dẫn và sáng tạo mới
là điều cần chú trọng.
Một mình nhà lãnh đạo sẽ không thể nào bao quát và dự đoán hết các xu
hướng, thế nên, họ cần một đội ngũ giỏi nghề hỗ trợ. Ở GE, nhiệm vụ này
được giao cho "đại học lãnh đạo" của Tập đoàn đóng tại Crotonville.
Năm 2011, chương trình mang tên "Leadership Exporations" (Những khám
phá lãnh đạo) đã được phát động nhằm hỗ trợ quá trình học tập của các
lãnh đạo cấp cao của Tập đoàn, và qua đó giúp đội ngũ lãnh đạo trang bị
và không ngừng nâng cao sáu kỹ năng nêu trên.
Nhiều người cho rằng truyền thông xã hội vẫn là sản phẩm thuộc thế
giới ảo, thế nhưng, có một điều rất thật là thế giới ảo đó có tác động
vô cùng mạnh mẽ và sâu sắc đến thế giới thật của con người. Bởi thế,
truyền thông xã hội là một công cụ hết sức đắc dụng cho những nhà lãnh
đạo thực sự làm chủ được nó, và nhờ đó tạo ra những tác động tích cực,
có ý nghĩa về mặt truyền thông cho chính tổ chức của mình.
Theo Doanh nhân Sài Gòn