QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HIỆP HỘI PHÁT TRIỂN HÀNG TIÊU DÙNG VIỆT NAM


 QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

HIỆP HỘI PHÁT TRIỂN HÀNG TIÊU DÙNG VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo quyết định số 10/QĐ-VACOD ngày 15/04/2011 của

Chủ tịch Hiệp hội Phát triển hàng tiêu dùng Việt Nam )

 


CHƯƠNG I  

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG


ĐIỀU 1: QUY ĐỊNH CHUNG

Văn phòng Hiệp hội Phát triển hàng tiêu dùng Việt Nam (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan giúp việc của Chủ tịch, Ban Thường trực và Ban Chấp hành Hiệp hội Phát triển hàng tiêu dùng Việt Nam trong các mối quan hệ, giao dịch và công tác hàng ngày và tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của Hiệp hội.

Văn phòng có trụ sở đặt tại Hà Nội, quản lý con dấu và tài khoản của Hiệp hội.

 

CHƯƠNG II:

TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG HIỆP HỘI

 


ĐIỀU 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

Văn phòng bao gồm các Ban, bộ phận và các đơn vị trực thuộc như sau:

2.1. Ban 1: Ban Hội viên đào tạo gồm:

-         Bộ phận Hội viên và đào tạo

-         Bộ phận đối ngoại và quan hệ quốc tế

-         Bộ phận pháp lý và bảo vệ hội viên

2.2. Ban 2: Ban Dịch vụ và Truyền thông gồm:

-         Bộ phận Xúc tiến Thương mại

-         Bộ phận Truyền thông

-         Bộ phận dịch vụ và hỗ trợ doanh nghiệp

2.3. Ban 3: Ban Hành chính Quản trị văn phòng

-         Tổ chức

-         Hành chính

-         Quản trị

2.4. Các đơn vị chuyên môn trực thuộc Văn phòng

 

ĐIỀU 3: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BAN, BỘ PHẬN VÀ ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG

 

Ban 1: Ban Hội viên đào tạo gồm:

1.      Bộ phận Hội viên và đào tạo:

·        Giữ mối liên hệ thường xuyên và liên tục với các hội viên; nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động, những thế mạnh, khó khăn, nhu cầu của hội viên; thông báo cho hội viên các Nghị quyết của Ban Thường trực, Ban Chấp hành, Đại hội Hiệp hội.

·        Tập hợp các ý kiến, kiến nghị, đề xuất của hội viên để báo cáo lãnh đạo Hiệp hội và cung cấp cho các Ban, bộ phận khác trong công tác phục vụ hội viên. Nghiên cứu, trả lời các yêu cầu của hội viên trong phạm vi thuộc thẩm quyền, thời hạn trả lời không quá 1 tuần kể từ ngày nhận được thông tin.

·        Xây dựng cơ sở dữ liệu hội viên đầy đủ và thường xuyên cập nhật thông tin trong CSDL để phục vụ công tác chung của Văn phòng Hiệp hội.

·        Phân loại hội viên theo nhóm, xác định nhu cầu của từng nhóm, đề xuất các hoạt động, dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của hội viên (kết hợp với các ban khác).

·        Lập kế hoạch và tổ chức vận động, tuyên truyền nhằm thực hiện việc phát triển hội viên theo kế hoạch.

·        Lập kế hoạch và phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện họp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, Đại hội; gặp mặt hội viên; liên kết, hợp tác, giao lưu với các Hiệp hội, Câu lạc bộ... bên ngoài Hiệp hội.

·        Đôn đốc hội viên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng hội phí hàng năm, lệ phí gia nhập và các nghĩa vụ khác theo quy định của Hiệp hội.

·        Tổ chức triển khai các chương trình đào tạo, các khóa đào tạo, hội thảo theo các chủ đề thiết thực; Triển khai các công tác liên kết đào tạo; Thường xuyên kết hợp với các tổ chức mà VACOD đã ký thỏa ước để triển khai các chương trình đào tạo, tập huấn đến với các hội viên.

2.      Bộ phận đối ngoại và quan hệ quốc tế:

·        Thường xuyên quan hệ với các Đại sứ quán, Cơ quan thương vụ, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.

·        Quan hệ mật thiết với Đại sứ, tham tán và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

·        Thường xuyên trao đổi thông tin với các Tổ chức như Phòng Thương mại Công nghiệp của nước ngoài, các tổ chức Hiệp hội, các Trung tâm hỗ trợ Doanh nghiệp của các vùng các nước trên thế giới.

·        Kết nối với bạn để tổ chức các chương trình giao lưu, Tọa đàm khi các Doanh nghiệp bạn đến thăm và làm việc với Việt Nam.

3.      Bộ phận pháp lý và bảo vệ hội viên:

·        Thường xuyên tổ chức, tham gia các hoạt động đối thoại trực tiếp với các cơ quan quản lý Nhà nước của Thành phố để phản ánh những khó khăn, vướng mắc của Doanh nghiệp hội viên, cùng nhau tháo gỡ, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của Doanh nghiệp.

·        Thường xuyên tiếp nhận các phản ánh những vấn đề cần được bảo vệ, để từ đó có ý kiến kịp thời với các cơ quan có thẩm quyền.

Ban 2: Ban Dịch vụ và Truyền thông gồm:

4.      Bộ phận Xúc tiến thương mại:

·        Nghiên cứu tổ chức các dịch vụ môi giới, xúc tiến thương mại trong nước và nước ngoài đáp ứng được nhu cầu và tận dụng lợi thế của hội viên.

·        Tổ chức các hoạt động khảo sát, tham quan thị trường ở trong và ngoài nước.

·        Xây dựng, cải tiến, xuất bản các tài liệu, ấn phẩm… của Hiệp hội; tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Hiệp hội;

·        Tổ chức các dịch vụ xây dựng, đăng ký, bảo vệ và quảng bá thương hiệu, nhãn hiệu cho doanh nghiệp hội viên ở trong và ngoài nước.

·        Tập hợp, xử lý các thông tin về thị trường, giá cả, cơ hội đầu tư, đối tác trong và ngoài nước; cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp hội viên.

·                 Tổ chức cho hội viên tham gia các hoạt động Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm

·        Tổ chức các sự kiện và hoạt động chuyên đề khác của Hiệp hội.

5.      Bộ phận truyền thông:

·        Nghiên cứu, tổ chức các dịch vụ hỗ trợ hội viên quảng bá hình ảnh, PR.

·        Nghiên cứu, xây dựng các chương trình quảng cáo, truyền thông… của Hiệp hội và hội viên.

·        Phụ trách công tác phát triển và cập nhật Website của Hiệp hội.

6.      Bộ phận dịch vụ và hỗ trợ doanh nghiệp:

·        Lập các dự án hỗ trợ Hội viên.

·        Tổ chức các Diễn đàn kinh tế lớn nhằm tập hợp các Doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước để trao đổi kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh cũng như tăng thêm khả năng hợp tác giữa các doanh nghiệp.

·        Đề xuất các phương án thành lập các Quỹ để hỗ trợ hội viên.

·        Tổ chức cho các Hội viên tham gia các đoàn đi khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại và tham gia hội chợ tại thị trường nước ngoài với những chính sách ưu đãi (có hỗ trợ của về vé máy bay, chi phí tổ chức hội nghị, phiên dịch, chi phí thuê gian hàng,...).

Ban 3: Ban Hành chính Quản trị văn phòng và Trung tâm

7.      Bộ phận Văn phòng (Tổ chức - Hành chính - Quản trị):

·        Lưu trữ hồ sơ nhân sự, quản lý, theo dõi chấm công

·        Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ thư từ, công văn, tài liệu giao dịch của Hiệp hội

·        Thực hiện các công việc hành chính, lễ tân, quản trị của Hiệp hội

·        Tổ chức công tác kế toán, thủ quỹ, quản lý tài sản, tài chính; lập báo cáo và kế hoạch tài chính hàng năm của Hiệp hội.

·        Quản lý con dấu, tài khoản của Hiệp hội.

ĐIỀU 4:  NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH

4.1.  Chủ tịch Hiệp hội là người quản lý và lãnh đạo cao nhất của Hiệp hội.

4.2.   Tổng Thư ký là người điều hành công việc hàng ngày của Hiệp hội và Văn phòng Hiệp hội.

4.3.  Công tác tổ chức, quản lý, điều hành được thể hiện bằng văn bản bao gồm: Quy chế, Nghị quyết, Quyết định, Thông báo, Công văn…và mang tính khách quan, chính xác.

4.4.   Bộ máy điều hành của Văn phòng Hiệp hội là các chức danh quản lý bao gồm: Chủ tịch Hiệp hội, Tổng thư ký, Phó Tổng thư ký, Trưởng các Ban, Đơn vị trực thuộc trong Hiệp hội.

4.5.  Các Phó Chủ tịch và thành viên BCH làm việc theo chế độ kiêm nhiệm thực hiện việc chỉ đạo và điều hành Văn phòng Hiệp hội theo nhiệm vụ được Chủ tịch phân công.

ĐIỀU 5:  CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ

5.1.  Quản lý nhân sự nhằm mục đích kiểm soát quá trình tuyển dụng, đào tạo, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng, giảm lương cho CBNV trong Hiệp hội, nhằm đảm bảo ổn định và không ngừng nâng cao năng lực, hiệu quả, trình độ chuyên môn của đội ngũ CBNV trong Hiệp hội.

5.2.  Văn phòng Hiệp hội là cơ quan quản lý chung về công tác nhân sự của Hiệp hội.

5.3.       Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên của các đơn vị trong Hiệp hội trên cơ sở đề xuất của Tổng thư ký và trưởng các bộ phận.

ĐIỀU 6:  CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ

6.1.  Công tác Hành chính - Quản trị của Văn phòng Hiệp hội là việc tổ chức, điều hành hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý tài sản, hệ thống truyền thông nội bộ, triển khai các kế hoạch đã được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt cũng như xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng chung của Hiệp hội và các đơn vị trực thuộc.

6.2.  Người ký ban hành các văn bản phải đúng chức năng nhiệm vụ. Các văn bản của Hiệp hội do Chủ tịch Hiệp hội ban hành; các văn bản của Văn phòng Hiệp hội do Tổng Thư ký ban hành, các văn bản của Đơn vị trực thuộc do Thủ trưởng Đơn vị ban hành. Căn cứ vào nhiệm vụ được phân công, các chức danh Phó Tổng thư ký được phép ký thay Tổng Thư ký; Các Phó Chủ tịch và Tổng Thư ký được ký thay Chủ tịch trong các văn bản về tổ chức trong phạm vi giao nhiệm vụ của Chủ tịch và thay mặt Ban thường trực đối với các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của Ban thường trực;

6.3.  Bộ phận Hành chính Quản trị của Hiệp hội lập kế hoạch đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn của Hiệp hội; Quản lý và theo dõi việc sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị trong Văn phòng Hiệp hội.

6.4.  Quản lý hồ sơ:

Hồ sơ được chia làm nhiều loại:

6.4.1. Phân loại theo nội dung gồm Hồ sơ chuyên môn và Hồ sơ hành chính.

·                    Hồ sơ chuyên môn do các bộ phận chuyên môn phát hành tập trung tại bộ phận mình và bộ phận HC-QT của Văn phòng. Hai bộ phận này phải mở sổ theo dõi hồ sơ phát hành và lưu 01 bộ gốc để quản lý. Hồ sơ phát hành phải có ký nhận của bộ phận nhận hồ sơ, nếu chuyển theo đường bưu điện/hoặc đơn vị phát chuyển nhanh phải ghi ngày tháng chuyển hoặc biên lai của bưu điện/hoặc đơn vị phát chuyển nhanh.

·                    Hồ sơ hành chính là các hồ sơ pháp nhân của Hiệp hội, các đơn vị trực thuộc. Loại hồ sơ này được lưu giữ bản gốc tại Văn phòng Hiệp hội, các Bộ phận, Đơn vị chỉ lưu giữ bản sao.

6.4.2. Phân loại theo mức độ bảo quản gồm Hồ sơ tuyệt mật, Hồ sơ mậtHồ sơ thông dụng:

·                    Hồ sơ tuyệt mật phải được cất giữ và bảo quản theo quy định của Pháp luật, do Chủ tịch Hiệp hội quyết định vị trí và người cất giữ. Khi sử dụng hồ sơ này phải được sự đồng ý của Chủ tịch Hiệp hội.

·                    Hồ sơ mật do bộ phận hành chính của Văn phòng Hiệp hội cất giữ, bảo quản theo quy định của Pháp luật. Khi sử dụng hồ sơ này phải được sự đồng ý của Chủ tịch Hiệp hội hoặc Tổng Thư ký.

·                    Hồ sơ thông dụng là loại hồ sơ do bộ phận hành chính, chuyên môn lưu giữ ở chế độ bình thường theo quy định của Hiệp hội, khi sử dụng hồ sơ này phải được sự đồng ý của trưởng các bộ phận.

6.4.3. Quản lý văn bản.

6.4.3.1. Quản lý văn bản đến:

·        Tất cả văn bản của các đơn vị ngoài Hiệp hội chuyển đến đều tập trung tại Văn phòng Hiệp hội. Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm mở sổ Công văn đến để xác nhận, theo dõi, quản lý sau đó phân loại chuyển cho các bộ phận có liên quan của Hiệp hội để xử lý sau khi có ý kiến của lãnh đạo Hiệp hội.

·        Đối với các văn bản gửi cho Chủ tịch hoặc các văn bản sau khi phân loại cần gửi báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch thì copy 01 bản chuyển đến Chủ tịch thông qua thư ký hoặc trợ lý để xử lý kịp thời.

6.4.3.2. Quản lý văn bản đi:

Tất cả các văn bản do Hiệp hội phát hành tập trung tại Văn phòng. Nhân viên văn phòng phải mở sổ theo dõi công văn đi (ghi dõ bộ phận phát hành) và lưu 01 bản gốc để quản lý và sao chụp thêm (khi cần).

6.4.4. Quản lý sổ sách, chứng từ:

Sổ sách, chứng từ phản ánh các mặt hoạt động kinh tế của đơn vị được lưu trữ tại bộ phận chức năng để quản lý và tra cứu theo quy định của Nhà nước.

 

6.4.5. Quản lý con dấu:

·                    Người được giao giữ dấu do Chủ tịch hiệp hội quyết định trên cơ sở đề xuất bằng văn bản của Tổng Thư ký.

·                    Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền đúng theo chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn. Khi đóng dấu, cán bộ đóng dấu có trách nhiệm phải đóng theo quy định. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, đóng trên giấy trắng. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai phải được sự đồng ý của Tổng thư ký.

·                    Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, chắc chắn, đúng nơi quy định.

·                    Tuyệt đối không được mang con dấu ra khỏi bộ phận hành chính. Trường hợp đặc biệt Chủ tịch hiệp hội quyết định trên cơ sở đề nghị bằng văn bản của Tổng thư ký.

ĐIỀU 7:  ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN

7.1.  Điều hành kế hoạch công tác chuyên môn của Hiệp hội do Tổng thư ký xây dựng trình Chủ tịch phê duyệt theo định hướng phát triển chung của Hiệp hội.

7.2.  Kế hoạch công tác của hiệp hội (Kế hoạch sử dụng vốn và tài chính, Kế hoạch vật tư thiết bị, Kế hoạch nhân sự, Kế hoạch kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo,...) được báo cáo định kỳ với Chủ tịch hiệp hội bằng văn bản.

7.3.  Cuối năm tài chính, Tổng thư ký Hiệp hội có trách nhiệm tổng hợp xây dựng báo cáo chung về hoạt động của Hiệp hội.

7.4.   Đối với các dự án do Hiệp hội giao cho một đơn vị trực thuộc làm chủ dự án thì Hiệp hội sẽ có quy định riêng theo Pháp luật hiện hành cho việc tổ chức thực hiện và phân phối lợi ích.

7.5.  Hiệp hội căn cứ vào tình hình cụ thể của từng thời kỳ để ban hành các quy định về quản lý điều hành công tác chuyên môn và trích lập các quỹ trên nguyên tắc theo đúng Pháp luật hiện hành.

7.6.  Công tác điều hành quản lý các đơn vị trực thuộc được xây dựng thành Quy định dựa trên các Quy chế của Hiệp hội ban hành. Các qui định này do các đơn vị chủ động xây dựng, ban hành và được đăng ký tại Văn phòng Hiệp hội.

ĐIỀU 8:  CÔNG TÁC ĐIỀU HÀNH TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

8.1. Công tác Điều hành Tài chính Kế toán

8.1.1.      Chủ tịch Hiệp hội quyết định nguyên tắc quản lý và phê duyệt kế hoạch thu chi tài chính phục vụ công tác của Hiệp hội. Kế hoạch tài chính được triển khai thực hiện theo từng năm, quý và tháng sau khi đã được phê duyệt.

8.1.2.      Các ban, bộ phận trong văn phòng hiệp hội căn cứ vào kế hoạch của đơn vị, lập kế hoạch thu chi tài chính theo tháng (ngày 05 hàng tháng), sáu tháng (ngày 05/06 hàng năm), năm (ngày 10 tháng đầu năm) Tổng thư ký tổng hợp trình Chủ tịch hiệp hội phê duyệt.

8.1.3.      Căn cứ  kế hoạch thu chi tài chính đã được phê duyệt, Trưởng các bộ phận chỉ đạo triển khai thực hiện phối hợp với bộ phận Tài chính quản trị.

8.1.4.      Bộ phận Tài chính quản trị chủ trì phối hợp với các bộ phận chức năng trong công tác thống kê, tổng  hợp và phân tích tài chính, lập kế hoạch tài chính, thu hồi công nợ, tạm ứng, thanh quyết toán và báo cáo bằng văn bản với Tổng thư ký, chủ tịch hiệp hội theo định kỳ vào tháng 1 đầu năm và tháng 06 trong năm.

8.1.5.      Bộ phận Tài chính quản trị có trách nhiệm trích nộp đầy đủ các quỹ theo đúng định kỳ và quy định của Hiệp hội, Pháp luật.

8.1.6.      Bộ phận Tài chính xây dựng, phổ biến và duy trì các biểu mẫu, quy trình, thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước và Hiệp hội.

8.1.7.      Căn cứ vào kế hoạch tài chính được Chủ tịch phê duyệt, Tổng Thư ký có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành thực hiện.

ĐIỀU 9:  CÔNG TÁC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG  TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN

9.1. Quản lý, sử dụng tài sản:

9.1.1.      Chủ tịch hiệp hội là người có quyền lực cao nhất trong quản lý, sử dụng tài sản của hiệp hội và các đơn vị trực thuộc.

9.1.2.      Tổng Thư ký và Văn phòng Hiệp hội chịu trách nhiệm trước Chủ tịch hiệp hội trong công tác xây dựng hệ thống quản lý, sử dụng tài sản của Hiệp hội.

9.1.3.        Căn cứ vào chiến lược phát triển chung của Hiệp hội, Văn phòng lập kế hoạch đầu tư và sử dụng tài sản trình Chủ tịch hiệp hội xem xét phê duyệt.

9.1.4.        Định kỳ vào ngày 30 tháng 1 hàng năm Văn phòng gửi báo cáo tình hình sử dụng tài sản tới Chủ tịch hiệp hội.

9.2. Quản lý, sử dụng nguồn vốn:

9.2.1.      Chủ tịch hiệp hội chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý, sử dụng và phân bổ nguồn vốn trong văn phòng cũng như tại các bộ phận trực thuộc.

9.2.2.      Văn phòng căn cứ vào quy định cụ thể của Hiệp hội, các văn bản pháp quy của Nhà nước đảm bảo mức trích lập các quỹ theo đúng quy định.

9.2.3.      Tổng thư ký, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước Hiệp hội về việc sử dụng và bảo toàn nguồn vốn của Hiệp hội, Đơn vị trực thuộc.

9.2.4.      Các thông tin về quản lý và sử dụng vốn là tuyệt mật, các cán bộ tham gia quản lý và sử dụng vốn chỉ được cung cấp thông tin khi được sự đồng ý của Chủ tịch hiệp hội hoặc Tổng thư ký.

9.2.5.      Theo định kỳ, các bộ phận trực thuộc báo cáo với Văn phòng tình hình thu-chi hàng tháng, quý, năm và báo cáo tình hình quản lý, sử dụng nguồn vốn trước ngày 30 tháng 01 hàng năm.

ĐIỀU 10:  CÔNG TÁC QUẢN LÝ AN TOÀN LAO ĐỘNG VÀ VỆ SINH LAO ĐỘNG

10.1.    Công tác ATLĐ&VSLĐ được xây dựng dựa trên cơ sở các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, quy phạm về ATLĐ&VSLĐ hiện hành của Nhà nước được phổ biến đến từng CBNV.

10.2.  Công tác quản lý ATLĐ & VSLĐ của Văn phòng được xây dựng thành Quy chế Quản lý, chương trình hành động, do Tổng thư ký ban hành và đăng ký với Chủ tịch hiệp hội.

10.3.    Người lao động phải tuân thủ các quy định về ATLĐ, VSLĐ và nội quy lao động của Hiệp hội.

10.4.  Người lao động có quyền từ chối làm công việc hoặc rời bỏ nơi làm việc khi nhận thấy có nguy cơ xẩy ra tai nạn lao động, đe doạ nghiêm trọng tính mạng hoặc sức khoẻ của mình và phải báo ngay với người phụ trách trực tiếp. Người sử dụng lao động không được buộc người lao động tiếp tục làm công việc đó hoặc trở lại nơi làm việc đó, nếu nguy cơ chưa được khắc phục. Khi xảy ra tai nạn lao động, người bị tai nạn phải được cấp cứu kịp thời và điều trị chu đáo, tuỳ theo nguyên nhân mà người sử dụng lao động hoặc người lao động phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

10.5.  Theo định kỳ, Tổng thư ký chủ trì, phối hợp với Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình công tác ATLĐ và VSLĐ ở Văn phòng.

 

CHƯƠNG III:

SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

ĐIỀU 11 :  NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

11.1.          Công tác quản lý và sử dụng lao động nhằm xác định quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người lao động để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

11.2.          Tổ chức sử dụng lao động là Hiệp hội Phát triển Hàng tiêu dùng Việt Nam. Chủ tịch Hiệp hội uỷ quyền cho Tổng Thư ký thay mặt Hiệp hội là người sử dụng lao động và ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

11.3.          Mọi lao động trong Hiệp hội được bố trí công việc phù hợp với năng lực và khả năng chuyên môn đồng thời phải tuân thủ các Quy chế, quy định, Nội quy của Hiệp hội cũng như Luật lao động.

11.4.          Người lao động có quyền quyết định tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ được quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.

ĐIỀU 12 :  TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG

12.1. Nguyên tắc tuyển dụng:

-   Xác định được mục tiêu, kế hoạch, nhu cầu, vị trí cần tuyển dụng.

-   Công khai, dân chủ theo đúng Luật lao động và Quy chế của Hiệp hội.

12.2. Trình tự tuyển dụng:

12.2.1. Văn phòng hiệp hội căn cứ yêu cầu công việc, lập kế hoạch nhân sự, trình Chủ tịch hiệp hội phê duyệt.

12.2.2. Khi kế hoạch nhân sự được phê duyệt, Tổng thư ký chỉ đạo Văn phòng chủ động tuyển dụng nhân sự của mình. Sau khi kiểm tra chuyên môn, tiếp nhận nhân sự mới vào làm việc phải gửi thông báo tiếp nhận nhân sự mới đến Chủ tịch và các đơn vị liên quan.  Bản cam kết của người lao động (về việc đã được nghiên cứu và đồng ý với các quy định tại Quy chế Quản lý, Điều hành, Sử dụng lao động & tiền lương của Hiệp hội) và hồ sơ nhân sự gốc được lưu trữ tại Văn phòng Hiệp hội.

12.2.3. Người đến xin việc chỉ được tiếp nhận khi trải qua được các bước sau:

·        Xét duyệt hồ sơ.

·        Phỏng vấn.

·        Kiểm tra chuyên môn.

·        Nhất trí và cam kết thực hiện đúng các nội quy, Quy chế của Hiệp hội.

·        Bản cam kết (quy định tại mục 12.2.2) nêu trên.

·        Sau khi được tuyển dụng người lao động phải trải qua thời gian thử việc như sau:

+ Kỹ sư, Cử nhân hoặc tương đương:

·      Một tháng đối với những trường hợp có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên.

·             Hai tháng đối với các trường hợp có kinh nghiệm dưới 1 năm hoặc mới ra trường.

+ Trung cấp và các vị trí khác thời gian thử việc là một tháng.

·                                Đối với những trường hợp điều chuyển công tác, căn cứ vào thâm niên công tác, kinh nghiệm và năng lực chuyên môn được xếp hệ số lương và ngạch bậc tương ứng (hệ số lương điều chuyển của đơn vị cũ có tính chất tham khảo).

·                                                                 Trường hợp đặc biệt Ban Lãnh đạo Hiệp hội có thể rút ngắn hoặc kéo dài thời gian thử việc.

12.3. Hồ sơ nhân sự:

12.3.1.  Hồ sơ ban đầu: CBNV trong Hiệp hội khi bắt đầu làm việc cần nộp 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh như sau:

·                                Sơ yếu lý lịch mới nhất có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (bản gốc).

·                                Giấy khám sức khoẻ trong thời gian từ 06 tháng trở lại có xác nhận của Bệnh viện cấp Quận huyện trở lên (bản gốc).

·                                Giấy khai sinh (bản sao).

·                                Các văn bằng chứng chỉ, HĐLĐ đã ký trước đó (bản sao).

·                                Sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có).

·                                Đơn xin việc ghi rõ quá trình học tập, quá trình hoạt động bản thân, kinh nghiệm đã có, những cơ quan đã tham gia công tác (công việc, mức lương đã ký, hoàn cảnh gia đình, nguyện vọng,...)

·                                Ảnh 4 x 6 (03 chiếc) và ảnh 3 x 4 (02 chiếc).

12.3.2.  Hồ sơ bổ sung hàng năm:

Trong thời gian người lao động tham gia công tác tại Hiệp hội, hàng năm bộ phận quản lý nhân sự của VP hiệp hội có trách nhiệm phối hợp và yêu cầu người lao động bổ sung những hồ sơ liên quan (nếu có) như:

·                                Hồ sơ về đào tạo nghiệp vụ liên quan đến công việc đang đảm nhiệm do cơ quản cử đi học (sau khi được cấp bằng CBNV phải nộp bằng gốc về VP hiệp hội).

·                                Hồ sơ về quá trình tăng, giảm lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay đối vị trí công tác trong Hiệp hội.

·                                Hồ sơ về công tác khen thưởng và kỷ luật của từng người lao động.

·                                Hồ sơ về tình trạng bản thân, gia đình.

12.3.3.  Chế độ lưu giữ hồ sơ:

·                                Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm lưu 01 bộ hồ sơ gốc của người lao động, các bộ phận lưu giữ 01 bộ hồ sơ photo. Những hồ sơ quan trọng như sổ Bảo hiểm xã hội, Bằng tốt nghiệp của người lao động phải được lưu giữ và bảo quản theo quy định của Ban lãnh đạo Hiệp hội theo chế độ tuyệt mật.

12.4. Công tác đào tạo.

·                                Căn cứ nhu cầu công tác và phương hướng phát triển của Hiệp hội, mỗi bộ phận hoặc cá nhân được quyền đề xuất nhu cầu đào tạo, huấn luyện kỹ năng làm việc, nâng cao chuyên môn.

·                                Chủ tịch hiệp hội là người duyệt kế hoạch đào tạo chung của toàn Hiệp hội và giao cho Tổng Thư ký kết hợp với các bộ phận tổ chức đào tạo theo kế hoạch. Trường hợp đào tạo do các đơn vị bên ngoài hiệp hội thực hiện thì phải thực hiện kiểm tra kết quả đào tạo và phải có chứng chỉ đào tạo.

ĐIỀU 13 :  KÝ KẾT & THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

13.1.        Bộ phận hành chính - quản trị - tổ chức có trách nhiệm soạn thảo Quyết định nhân sự, HĐLĐ, Gia hạn HĐLĐ theo Quy chế Quản lý, Điều hành, Sử dụng lao động & tiền lương của Hiệp hội trong các trường hợp sau:

·                          Tiếp nhận nhân sự mới.

·                          Người lao động hết hạn HĐLĐ, nâng cấp HĐLĐ.

·                          Người lao động thuyên chuyển công tác, tăng, giảm lương hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệm.

·                          Văn phòng Hiệp hội là cơ quan quản lý hồ sơ, chứng chỉ và văn bằng gốc của người lao động. Trường hợp chứng chỉ, văn bằng gốc bị thất lạc, trong thời hạn 06 tháng Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm phối hợp với người lao động xin cấp lại văn bằng - chứng chỉ và chịu toàn bộ chi phí liên quan đến việc xin cấp lại văn bằng - chứng chỉ đó, hoặc bồi thường giá trị thiệt hại cho người lao động tương đương chi phí đào tạo theo quy định của Nhà nước về văn bằng - chứng chỉ đó.

·                          Khi người lao động có nhu cầu sao chụp văn bằng chứng chỉ của mình phải đăng ký với Văn phòng Hiệp hội; Hoặc nếu người lao động muốn mượn bằng gốc thì phải ký cam kết mượn bằng gốc và nộp tiền thế chấp trong thời gian mượn bằng là 3.000.000 đ (Ba triệu đồng).

13.2. Cấp Hợp đồng lao động

13.1.1.  Người lao động phải trải qua trình tự ký HĐLĐ với 5 cấp độ sau:

·                          Cấp 1: HĐLĐ thử việc (từ 1 đến 2 tháng).

·                          Cấp 2: HĐLĐ có thời hạn 3 tháng

·                          Cấp 3: HĐLĐ có thời hạn 1 đến  3 năm (hoặc thời hạn  theo thoả thuận giữa hai bên)

·                          Cấp 4: HĐLĐ có thời hạn không xác định.

13.3.2.  Nâng, hạ cấp HĐLĐ.

13.3.2.1. Người lao động phải tuần tự trải qua các cấp HĐ. Trường hợp đặc biệt Chủ tịch hoặc Tổng thư ký hiệp hội có thể bỏ qua một số cấp độ ký HĐLĐ.

13.3.2.2. Điều kiện để được nâng cấp HĐLĐ như sau:

·                                Hết hạn HĐLĐ cấp liền trước.

·                                Hoàn thành nhiệm vụ được giao.

·                                Không bị kỷ luật hoặc phạt tiền do vi phạm nội quy lao động từ 3 tháng trở xuống.

13.3.2.3. Hạ cấp HĐLĐ.

Người lao động bị kỷ luật, hoặc 5 tháng bị phạt tiền do vi phạm nội quy sẽ bị hạ cấp HĐLĐ.

13.3.3.        Tiêu chuẩn, nghĩa vụ và quyền lợi của cấp HĐLĐ:

·                          HĐLĐ cấp 1: Áp dụng đối với người lao động được tuyển dụng mới nhằm kiểm tra trình độ chuyên môn và ý thức chấp hành nội quy, được hưởng 85% mức lương khởi điểm và không được tham gia đóng BHXH, BHYT.

·                          HĐLĐ cấp 2: HĐLĐ thời vụ được ký kết sau khi người lao động đã trải qua thời gian thử việc hoặc người lao động có kinh nghiệm, có chuyên môn được các đơn vị tiếp nhận vào làm việc bỏ qua thời gian thử việc, được hưởng 100%  mức lương khởi điểm và phải tự  lo các chế độ xã hội (BHXH, BHYT).

·                          HĐLĐ cấp 3, cấp 4: Được Hiệp hội đóng BHXH, BHYT, BHTN KPCĐ theo quy định của Nhà nước (Hiệp hội đóng 22%, người lao động đóng 9,5%). Được tính thời gian xét nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm và hưởng đầy đủ các chế độ và quyền lợi theo quy định của Hiệp hội.

·                          Người lao động phải tuân thủ thời hạn HĐLĐ. Trường hợp đặc biệt Lãnh đạo Hiệp hội  được quyền gia hạn, nâng cấp hoặc hạ cấp HĐLĐ với người lao động.

13.4.              Chấm dứt HĐLĐ

13.4.1.        Hợp đồng lao động chấm dứt nếu gặp một trong các trường hợp sau:

·        Hết hạn HĐLĐ.

·        Hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng.

·        Chết hoặc mất tích theo quy định của pháp luật.

·        Các trường hợp bất khả kháng khác.

13.4.2.  Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ trước thời hạn một trong những trường hợp sau:

·                          Bị ngược đãi, cưỡng bức lao động (theo phán quyết của toà án)

·                          Trường hợp ốm đau, nghỉ thai sản phải nghỉ việc khi có chỉ định của bệnh viện

·                          Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng phải báo cáo trước cho người sử dụng ít nhất là 30 ngày.

·                          Trường hợp đặc biệt được Chủ tịch hoặc Tổng thư ký hiệp hội cho phép.

13.4.3.        Người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với người lao động mà không phải bồi hoàn bất kỳ khoản nào một trong những trường hợp sau:

·                          Thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng hoặc bị phạt, kỷ luật liên tiếp 3 tháng.

·                          Bị xử lý kỷ luật buộc sa thải.

·                          Vi phạm Pháp luật của Nhà nước.

·                          Bị ốm đau không có khả năng phục hồi.

·                          Thiên tai, hoả hoạn hoặc những lý do bất khả kháng khác.

·                          Doanh nghiệp giải thể.

ĐIỀU 14 :  NỘI QUY LAO ĐỘNG

14.1.              Người lao động trong Hiệp hội được bố trí công tác phù hợp với năng lực chuyên môn.

CBNV trong Hiệp hội phải làm việc đúng giờ quy định; Thời gian làm việc cụ thể như sau: Giờ Hành chính (các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy hàng tuần; nghỉ chiều thứ Bảy và ngày Chủ nhật):

Sáng:           07h45’   đến   12h00’

Chiều:                    13h30’   đến   17h00’

Tất cả cán bộ nhân viên của Hiệp hội đều phải điểm danh vào đầu và cuối giờ làm việc của buổi sáng và chiều trong ngày (trừ những người đăng ký buổi trưa ở lại văn phòng và được phân công đi công tác qua buổi trưa thì không phải điểm danh cuối giờ sáng và đầu giờ chiều).

14.2.   Ngồi làm việc đúng vị trí được phân công.

14.3.   CBNV trong Hiệp hội đều phải chấm công đầu giờ và cuối giờ làm việc.

14.4.   Trong giờ làm việc không được làm việc riêng, chơi điện tử, chơi cờ bạc, uống rượu bia và các chất kích thích khác.

14.5.   Chấp hành sự phân công công việc được giao, trung thực trong công việc, có thái độ văn minh, lịch sự với đồng nghiệp và khách hàng.

14.6.   Bảo mật thông tin. Khi phát ngôn các nội dung thuộc bí mật công tác, in ấn, mang tài liệu ra khỏi Hiệp hội phải được sự đồng ý của Tổng thư ký.

14.7.   Không được lợi dụng chức vụ, quyền hạn, danh nghĩa Hiệp hội để phục vụ lợi ích cá nhân hoặc có hành vi phân biệt đối xử với cán bộ dưới quyền của mình quản lý.

14.8.   Trang phục gọn gàng, lịch sự. Khi làm việc phải mặc đồng phục (nếu có).

14.9.   Sau khi CBNV làm thêm, Trưởng các bộ phận phải có kế hoạch bố trí cho CBNV mình nghỉ bù vào thời gian sau đó. Thời gian nghỉ bù không hưởng lương và không tính vào thời gian nghỉ phép. Số ngày công làm thêm giờ, làm thêm ngày nghỉ không quá 04 ngày công trong một tháng (trừ bộ phận hưởng lương khoán). Hạn chế tổ chức làm thêm, họp vào ngày Chủ nhật (trừ trường hợp đặc biệt đối với làm hồ sơ dự án, các sự kiện,...). Phải thực hiện đúng trình tự xin nghỉ phép hoặc nghỉ không lương theo quy định của Nhà nước và của Hiệp hội.

14.10. Chế độ nghỉ phép:

  • Người lao động  ký HĐLĐ cấp 1, cấp 2 không có chế độ nghỉ phép nhưng vẫn phải làm thủ tục xin nghỉ và được giải quyết nghỉ không lương. Người lao động ký HĐLĐ từ cấp 3 trở lên có chế độ nghỉ phép.
  • Người lao động đủ tiêu chuẩn nghỉ phép có đơn xin nghỉ phép nhưng do yêu cầu công việc không được bố trí nghỉ phép hoặc nghỉ chưa hết tiêu chuẩn, quyền lợi về chế độ phép, Tổng thư ký có thể quyết định áp dụng hình thức cộng dồn phép vào năm sau (cộng dồn phép 2 năm liền kề).
  • Các trường hợp nghỉ đột xuất có lý do chính đáng sau khi có đơn xin nghỉ được Lãnh đạo Hiệp hội duyệt thì được hưởng chế độ phép.
  • Các trường hợp nghỉ theo chế độ khác (nghỉ ốm, con ốm,..) có xác nhận của cơ sở y tế theo quy định của pháp luật được hưởng trợ cấp BHXH thì không bị trừ chế độ phép. Trường hợp nghỉ ốm, con ốm mà không có xác nhận của cơ sở y tế thì phải có xác nhận của BCH Công đoàn Hiệp hội thì được tính vào ngày nghỉ phép.
  • Số ngày nghỉ phép là 12 ngày/ năm đối với người lao động trong điều kiện bình thường nếu thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng thì mỗi tháng được tính 1 ngày. Số ngày giải quyết nghỉ phép không lớn hơn số tháng đã làm việc trong năm (trường hợp đặc biệt do Chủ tịch hiệp hội quy định).
  • Nếu người lao động có thâm niên công tác từ 5 năm đến dưới 10 năm được nghỉ thêm 01 ngày, từ 10 năm đến dưới 15 năm được nghỉ thêm 02 ngày, từ 15 năm đến dưới 20 năm được nghỉ thêm 03 ngày, từ 20 năm đến dưới 25 năm được nghỉ thêm 04 ngày.
  • Thời gian tính nghỉ phép kể từ ngày ký HĐLĐ cấp 3, trong thời gian nghỉ phép theo chế độ, người lao động và người sử dụng lao động thoả thuận thời điểm nghỉ và thời gian cho mỗi đợt nghỉ theo nguyên tắc không ảnh hưởng đến hoạt động của Hiệp hội và nhu cầu của người lao động.
  • Người xin nghỉ phép phải có đơn xin nghỉ phép gửi cán bộ phụ trách trước 02 ngày (trừ trường hợp đột xuất bất khả kháng như bố, mẹ, vợ chồng, con cái bị ốm đau, tai nạn, bị chết, hoặc và các trường hợp đặc biệt khác). Trong đơn phải nêu rõ: thời gian xin nghỉ phép, nơi nghỉ phép, mục đích nghỉ phép.
  • Ban lãnh đạo Hiệp hội căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình giải quyết nghỉ phép cho cán bộ cấp dưới theo đúng thẩm quyền.
  • Các trường hợp xin nghỉ phép cán bộ phụ trách phải có ý kiến chính thức về việc đề nghị cho nghỉ và chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của đơn gửi cho lãnh đạo Hiệp hội. Lãnh đạo Hiệp hội phải có ý kiến chính thức trước 01 ngày, quá thời hạn trên được hiểu là Lãnh đạo Hiệp hội đã đồng ý cho nghỉ phép.

ĐIỀU 15 :  CÔNG TÁC BỔ NHIỆM, MIỄN NHIỆM

15.1. Nguyên tắc bổ nhiệm, miễn nhiệm

  • Chỉ bổ nhiệm những người có đủ năng lực, sức khoẻ và đạo đức tốt.
  • Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm phải mang tính khách quan và chính xác.

15.2. Tiêu chuẩn bổ nhiệm.

  • Có trình độ và đủ sức khoẻ tương ứng với vị trí được bổ nhiệm
  • Có năng lực và kinh nghiệm quản lý.
  • Có khả năng, kỹ năng làm việc độc lập, làm việc theo nhóm.

15.3. Miễn nhiệm:

Các chức danh Quản lý trong Hiệp hội sẽ bị miễn nhiệm trong trường hợp:

  • Không đủ sức khoẻ trong công tác quản lý, điều hành.
  • Khi không hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch do Ban lãnh đạo Hiệp hội đề ra.
  • Làm thất thoát tài sản và vốn theo vị trí mình quản lý.
  • Không điều hành tốt hoạt động của đơn vị với vị trí được bổ nhiệm.
  • Thường xuyên vi phạm nội quy, quy chế của Hiệp hội.
  • Vi phạm đạo đức Lãnh đạo.

 

CHƯƠNG VI:

BAN HÀNH VÀ PHỔ BIẾN QUY CHẾ

ĐIỀU 16: BAN HÀNH QUY CHẾ

1.   Hiệp hội  là Cơ quan soạn thảo và ban hành Quy chế; Tổng thư ký và trưởng các bộ phận trong Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm tổ chức, phổ biến tới toàn thể CBNV trong Hiệp hội.

2.   Mọi CBNV trong Hiệp hội có trách nhiệm thi hành, nếu thực hiện tốt hoặc vi phạm thì tuỳ theo tính chất, mức độ, sẽ khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật.

3.   Bản quy chế Quản lý, điều hành, sử dụng lao động và tiền lương là tài liệu mật, chỉ cho phép các CBNV của Hiệp hội được nghiên cứu. Nghiêm cấm phát hành, sao chép, cung cấp bản quy chế này cho bất kỳ tổ chức, cá nhân nào ngoài Hiệp hội. Trường hợp đặc biệt phải được Chủ tịch Hiệp hội đồng ý.

ĐIỀU 17: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1.    Trong quá trình áp dụng nếu cần sửa đổi bổ sung cho phù hợp tình hình hoạt động thì Tổng thư ký Hiệp hội chủ trì phối hợp với các bộ phận và Ban chấp hành Công đoàn điều chỉnh cho phù hợp với các Quy định của Pháp luật và thực tế hoạt động của Hiệp hội.

2.    Bản quy chế này gồm 17 điều, đã được toàn thể cán bộ của Văn phòng Hiệp hội nhất trí thông qua; có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, các văn bản có nội dung trái với Quy chế này đều bãi bỏ.

 




 

HIỆP HỘI PHÁT TRIỂN HÀNG TIÊU DÙNG VIỆT NAM

 CHỦ TỊCH

 

TS. Nguyễn Hồng Sơn

Clip hoạt động Vacod
Hiệp hội phát triển hàng tiêu dùng Việt Nam (VACOD)
Hiệp hội phát triển hàng tiêu dùng Việt Nam (VACOD)
Thống kê truy cập
   Trực tuyến : 43
   Truy cập trong ngày : 2694
   Tổng số truy cập : 16470707
Logo thương hiệu Việt
Thị trường nội bộ VACOD