Các quy định về con dấu doanh nghiệp
Nghị định 96/2015/NĐ-CP làm rõ Điều 44 Luật Doanh nghiệp về các quy định liên quan đến con dấu, cụ thể:
Thẩm quyền quyết định:
Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, thẩm quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu trong doanh nghiệp thuộc về:
- Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân.
- Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh.
- Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
Hình thức và nội dung mẫu con dấu:
Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP nêu rõ Điều lệ công ty hoặc Quyết định về con dấu phải có những nội dung sau:
- Mẫu con dấu, gồm: hình thức, kích cỡ, nội dung và màu mực dấu;
- Số lượng con dấu;
- Quy định về quản lý và sử dụng mẫu dấu.
Trong đó, hình thức mẫu con dấu phải được thể hiện cụ thể như hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác, đồng thời phải có một một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, oanh nghiệp có thể bổ sung thêm từ ngữ, ký tự, ký hiệu, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu trừ các từ ngữ, ký tự, ký hiệu và hình ảnh là:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Hình ảnh, biểu tượng và tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo chịu trách nhiệm trước pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật khác có liên quan về việc sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu khi xử lý thủ tục thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp.
Mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện:
Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP (nêu tại Mục 1.a) có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung, mẫu con dấu cũng như việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.
Tương tự với mẫu con dấu của doanh nghiệp nêu trên, Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm từ ngữ, ký tự, ký hiệu hoặc hình ảnh vào nội dung con dấu trừ các trường hợp tại Điều 14 Nghị định (liệt kê tại Mục 1.b).
Quản lý và sử dụng con dấu:
Đối với doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015, doanh nghiệp lưu ý một số điểm liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP như sau:
- Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Doanh nghiệp làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định 96 phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu của doanh nghiệp
- Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp phải thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi cấp.
Nghị định 96/2015/NĐ-CP cũng liệt kê cụ thể các trường hợp Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, bao gồm:
- Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
- Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu;
- Hủy mẫu con dấu.
Hạn chế sở hữu chéo giữa các công ty
Nghị định 96/2015/NĐ-CP cũng làm rõ các định nghĩa "Sở hữu chéo" và "Các công ty cùng nhau góp vốn thành lập doanh nghiệp" tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 189 Luật Doanh nghiệp, cụ thể:
- Sở hữu chéo là việc đồng thời hai doanh nghiệp có sở hữu phần vốn góp, cổ phần của nhau.
- Các công ty cùng nhau góp vốn thành lập doanh nghiệp là trường hợp tổng số cổ phần, phần vốn góp của các công ty này sở hữu bằng hoặc lớn hơn 51% vốn điều lệ, hoặc tổng số cổ phần phổ thông của công ty có liên quan.
Đồng thời, Điều 16 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định rõ hơn hình thức góp vốn thành lập doanh nghiệp tại Khoản 3 Điều 189 Luật Doanh nghiệp bao gồm: góp vốn, mua cổ phần để thành lập doanh nghiệp mới; mua phần vốn góp, cổ phần của doanh nghiệp đã thành lập.
Chủ tịch công ty hoặc thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng quản trị của công ty có liên quan cùng liên đới chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại xảy ra cho công ty khi có xảy ra vi phạm liên quan đến quyết định góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của công ty khác theo quy định trong Nghị định này
Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2015 và sẽ thay thế cho Nghị định số 102/2010/NĐ-CP năm 2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp.
PLF khuyến nghị cộng đồng doanh nghiệp nên nhanh chóng tiến hành điều chỉnh, cập nhật Điều lệ công ty về các nội dung liên quan đến mẫu con dấu của doanh nghiệp. Đồng thời, khi thực hiện việc góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của các công ty khác, doanh nghiệp cần lưu ý quy định tại điều khoản hạn chế sở hữu chéo giữa các công ty của Nghị định này.
Công ty Luật PLF
