Nghệ thuật phê bình không gây tổn thương

Rich từng là quản lý nhà máy có 10.000 lao động sản xuất lượng sản phẩm trị giá 1 tỷ USD mỗi năm. Ông cũng là nghệ nhân thủ công nổi danh từ lâu. Trong một dịp triển khai dự án tư vấn phát triển tổ chức, ông được bộ phận nhân sự mời tham gia một phần khảo sát. Ông cũng vui vẻ nhận lời vì đối với ông: “Những lời phản hồi góp ý chính là bước đệm dẫn đến vinh quang”.

Ông cần mẫn tìm hiểu thông tin từ các nguồn để điền vào bảng khảo sát có sẵn. Hai tuần sau đó, ông nhận được báo cáo gồm các biểu đồ và những câu trích dẫn nguyên văn từ các đồng nghiệp. Và kết quả đó làm ông suy sụp.

Hầu hết mọi người đều e dè khi góp ý hay nhận phê bình từ người khác bởi vì sợ hoặc đã thật sự gặp phải tình cảnh như Rich. Chúng ta thường nghĩ vấn đề nằm ở nội dung phản hồi.

Thực tế, lời góp ý không gây tổn thương. Chúng ta luôn muốn biết sự thật, biết người khác cảm thấy như thế nào về mình. Nhiều nhà quản trị cũng cho biết điều họ không hài lòng nhất khi làm việc chính là không ai nói thẳng với họ.

Khi được hỏi điều gì đã khiến ông trở nên như vậy, Rich cho biết: "Họ nghĩ tôi đang kiểm soát họ! Tôi không thể tin được rằng họ nghĩ tôi là một quản lý chú trọng tiểu tiết". Điều trớ trêu ở đây lại nằm ở dự đoán của ông trước khi biết kết quả - “Họ sẽ cho tôi là người quản lý kì lạ”. Và khi biết kết quả trùng với điều ông dự đoán, ông lại sụp đổ. Tại sao lại như vậy?

Rõ ràng không phải vì nội dung. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh khi bạn cảm thấy an toàn, bạn sẽ có thể nghe, hiểu, làm theo những lời góp ý. Vậy phải làm sao để góp ý và tiếp thu nhận xét từ người khác tích cực nhất? Tạo cảm giác an toàn.

Bạn không thể làm cho người khác cảm thấy an toàn. Không ai có thể bơm chất hỗ trợ thần kinh vào trong não của người khác để dập tắt những lo ngại của họ. Trách nhiệm làm cho bản thân cảm thấy an toàn là do mỗi người.

Nhưng bạn có thể làm cho người khác cảm thấy thoái mái hơn khi góp ý. Có rất nhiều cách để giảm thiểu khả năng những người khác cảm thấy không an toàn khi nghe góp ý của bạn. Ví dụ như:

Chắc chắn rằng bạn nhận định đúng trước khi nói. Có một sự khác biệt giữa góp ý và công kích. Góp ý giúp người khác hoàn thiện hơn. Công kích lại gây tổn thương. Nếu bạn đang cảm thấy thất vọng hay tức giận – hãy kiểm soát cảm xúc trước khi tham gia vào cuộc đối thoại.

Xin phép trước khi thực hiện. Đừng góp ý với người khác khi họ chưa sẵn sàng đón nhận. Khi bạn xin phép một ai đó kiểu như, "Tôi có thể góp ý về bài thuyết trình của bạn không?", khi đó bạn đã giúp người nghe đạt trạng thái cảm xúc lành mạnh trước khi tiếp thu.

Chia sẻ mục đích trước khi đi vào câu chuyện. Ví dụ như Rich, ông nghĩ đồng nghiệp đang muốn làm cho ông xuống tinh thần. Không phải ông không đồng ý với những gì họ nói, mà do ông kết luận bất cứ ai nói điều gì tương tự như vậy cũng đều có mục đích xấu. Trước khi chia sẻ góp ý, đảm bảo người nghe hiểu ý muốn tích cực của bạn. Ví dụ, "Khi bạn có thời gian rảnh tôi có thể thảo luận về việc bán hàng không. Tôi muốn chia sẻ cách để có thể làm việc đó tốt hơn. Chúng ta có thể nói chuyện không?".

Hãy sẵn sàng lắng nghe. Tiếp nhận những phản hồi khi và chỉ khi bạn thật sự sẵn sàng. "Sẵn sàng" ở đây có nghĩa là bạn muốn nghe sự thật. Nếu sau khi nhận được thông tin phản hồi mà bạn cảm thấy muốn bảo vệ mình, có nghĩa là bạn đang muốn được tán dương hơn là sự thật.

Khi người khác góp ý, đừng làm họ cảm thấy tội lỗi. Hãy thử nhiều cách giúp bạn kết nối được với người khác mà không làm ảnh hưởng tới đánh giá của họ.

Giữ khoảng cách cho đến khi bạn đã sẵn sàng. Nếu bạn cảm thấy chưa sẵn sàng nhận góp ý, đừng miễn cưỡng. Lập thời gian biểu tự chuẩn bị tinh thần. Thừa nhận bạn đang cảm thấy quá dễ bị tổn thương sẽ tốt hơn cách xù lông nhím.

Tò mò. Cách để chống lại sự phòng vệ chính là sự tò mò. Liên tục đặt câu hỏi “tại sao” kiểu như “Tại sao họ nói như vậy?” để tìm hiểu vấn đề. Sau đó, bạn có thể quyết định đồng ý hay không đồng ý với lời nhận xét đó.